Rendiciones de cuentas
La Circular Básica Jurídica establece que, la rendición de cuentas es un deber indelegable que adquiere las Fiduciarias con los partícipes de cualquier negocio fiduciario que se celebre, por lo tanto, las entidades fiduciarias tienen la obligación de informar y explicar al participe del negocio (sin importar la calidad que ostente) las acciones, actos y cumplimientos de las obligaciones propias del negocio que han sido ejecutadas con el fin de demostrar la transparencia de la gestión realizada por la entidad.
Esta Rendición, se define como el informe detallado y especificado sobre las acciones y labores ejecutadas por el fiduciario como administrador sobre los bienes dados en el acto constitutivo, argumentando y demostrando el cumplimiento de la tarea encomendada en el negocio; se debe reflejar el estado jurídico, administrativo y económico del negocio, así como también, las eventualidades que interrumpan el giro ordinario de la labor y las medidas correctivas adoptadas para superar la ocurrencia.
El numeral 6, del capítulo l de la parte ll, titulo ll, de la Circular Básica establece que, la rendición de cuentas e informes periódicos deben ser dirigidos por la Fiduciaria a:
- los beneficiarios,
- acreedores garantizados y
- fideicomitentes del negocio
- Cualquier tercero con algún derecho vinculado, llámese partícipe, beneficiario de área o prominente comprador. (Para éstos se ha establecido un informe especial)
Los informes deben ser enviados con una periocidad mínima de 6 meses desde la celebración del negocio fiduciario y debe estar soportado con los documentos de veracidad, para que los interesados tengan conocimiento pleno del buen actuar del fiduciario; el escrito, dependiendo del subtipo de negocio y del destinatario, establece el contenido de la rendición, sin embargo, en todos los casos se deberá dar información como:
- Periodo que abarca la rendición.
- Las partes del contrato.
- El objeto y la finalidad que se le dio al negocio fiduciario.
- El estado actual de los bienes que se encuentran en el negocio, así como la localización e identificación de los bienes y el ultimo avaluó que se le realizó.
- La evolución de los aportes y del patrimonio del fideicomiso.
- Los montos de las comisiones fiduciarias cobradas durante el periodo de la rendición.
- La descripción del desarrollo y ejecución del negocio, demostrando la gestión realizada por el fiduciario de acuerdo con las obligaciones que están a su cargo.
- Relación de los procesos que se han dado en el desarrollo de la labor encomendada.
- Establecer quienes son los acreedores garantizados y el estado en que se encuentran estas garantías.
- Los Cesionarios de los beneficios del negocio fiduciario.
- Las condiciones suspensivas o resolutorias que afecten la adquisición de los derechos.
Este informe deberá ser remitido a los interesados dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de corte que se esté informando y podrá ser objetado por el destinatsrio cuando esté no la encuentre acorde a lo estipulado en el contrato fiduciario o la ley.
Ahora bien, cuando se trate de contratos de fiducia inmobiliaria de administración y pagos, además de tener los requisitos anteriores, se deben tener en cuenta a la hora de realizar la rendición de cuentas, los siguientes aspectos para informarle a los terceros vinculados :
- Alcance de las funciones y actividades que desarrolla la fiduciaria.
- Estado actual en la obtención del punto de equilibrio establecido para el proyecto, así como los temas asociados con las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo del proyecto.
- El responsable de la construcción del proyecto.
- Las situaciones que hayan afectado el normal desarrollo del proyecto inmobiliario o la ejecución del fideicomiso, y de la cual haya tenido conocimiento la sociedad fiduciaria.
- Sí se han afectado las pólizas contratadas para el desarrollo del proyecto inmobiliario.
- Número de unidades resultantes del proyecto inmobiliario comprometidas y transferidas según corresponda.
- En el evento que el negocio posea un interventor, se debe incluir un resumen de las conclusiones realizadas por él en sus informes.
La rendición de cuentas es de conforme a los establecido en la Circular Básica, toda vez que, su verificación permite acreditar el cumplimiento de la responsabilidad y obligaciones adquiridas por las Fiduciarias, permitiendo así, que los Fideicomitentes conozcan a fondo todas las operaciones realizadas en el acto que constituyeron y el cumplimiento de las instrucciones que ellos impartieron y ,así verificar, la calidad y buena gestión que se espera por parte de las Fiduciarias al ser estas las que cuentan con el conocimiento técnico y profesional. «un fideicomiso es tan bueno o malo como su fiduciario.»
El no presentar las rendiciones de cuentas en la forma establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia, podrá dar lugar a la imposición de multas a la entidad vigilada, igualmente estas rendiciones de cuentas e informes son esenciales a la hora de un debate litigioso de responsabilidad del administrador fiduciario, ya que su correcta presentación puede exonerarlo o ser un argumento de su falta de diligencia